Доволі часто від бухгалтерів можна почути такі запитання:
- чи потрібно нараховувати аванс в облікових регістрах?
- як визначати суму авансу для виплати?
- чи можна його взагалі не виплачувати?
Тож з’ясуймо, які вимоги встановлює трудове законодавство та як уникнути порушень під час визначення розміру авансу й розрахунку суми до виплати
Передусім наголосимо: ч. 1 ст. 115 КЗпП передбачає виплату зарплати не рідше ніж двічі на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. Тому невиплата авансу (зарплати за першу половину місяця) — це пряме порушення трудового законодавства, за яке загрожує адмінштраф відповідно до ст. 41 КпАП. Детальніше про строки виплати авансу ― у матеріалі «У які строки виплачувати аванс і зарплату працівникам» газети № 143/2016.
Мінімальний розмір авансу: особливості визначення
Розмір зарплати за першу половину місяця (авансу) визначають у колективному договорі чи нормативному акті роботодавця, погодженому з виборним органом первинної профспілки чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а за відсутності таких органів ― представниками, обраними й уповноваженими трудовим колективом). Розмір авансуне може бути меншим оплати за фактично відпрацьований час із розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника (ч. 3 ст. 115 КЗпП, ч. 3 ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР, далі ― Закон про оплату праці).
Першою половиною місяця вважаються перші п’ятнадцять календарних днів місяця(див. лист Мінпраці від 09.12.2010 р. № 912/13/155-10). Отже, працівнику повинні виплатити аванс у сумі, не меншій за фактично відпрацьовані робочі дні (години) із 1 по 15 число поточного місяця, виходячи із розрахунку тарифної ставки (посадового окладу).
Зверніть увагу!
Дні відпустки, хвороби, відсутності з інших причин не вважаються відпрацьованим робочим часом і не беруть участі в розрахунку суми авансу. Але дні відрядження слід ураховувати при обчисленні суми авансу, адже ці дні вважаються відпрацьованим робочим часом.
Зауважимо: кількість робочих днів, які відпрацьовує працівник протягом першої половини місяця, може різнитися в різних календарних місяцях, а отже, фактична оплата за відпрацьований час буде різною. Так, наприклад, для п’ятиденного робочого тижня у 2016 році в першій половині місяця було:
- у січні (без перенесення робочих днів) — 9 р.дн. (із 19-ти), а якщо було перенесення — 8 р.дн. із 19-ти;
- у лютому — 11 р.дн. із 21-го;
- у березні — 10 р.дн. із 22-х;
- у квітні — 11 р.дн. із 21-го;
- у травні — 7 р.дн. із 19-ти;
- у червні (без перенесення) — 11 р.дн. із 20-ти чи з 19-ти, якщо було перенесення;
- у липні (без перенесення) — 11 р.дн. із 21-го, а якщо було перенесення — 12 р.дн. із 22-х;
- у серпні — 11 р.дн. із 22-ти;
- у вересні — 11 р.дн. із 22-х;
- у жовтні — 9 р.дн. із 20-ти;
- у листопаді — 11 р.дн. із 22-х;
- у грудні — 11 р.дн. із 22-х.
Як бачимо, у деяких місяцях (лютий, квітень, червень, липень 2016 року) кількість відпрацьованих робочих днів протягом першої половини місяця навіть більша, ніж у другій половині. Тож просто встановити розмір авансу в розмірі 50% тарифної ставки (посадового окладу) не вийде. Як же прописати в колдоговорі чи положенні про оплату праці порядок визначення розміру авансу (зарплати за першу половину місяця)?
Як визначити розмір авансу в колдоговорі
Насамперед виникає запитання: про який мінімальний розмір ідеться в ст. 115 КЗпП — нарахований чи виплачений?
Оскільки зарплату нараховують на підставі табеля обліку робочого часу за повний місяць, то суму авансу виплачують як міжрозрахункову виплату, тобто без нарахування її в регістрах бухобліку. Отже, під мінімальним розміром авансу в ст. 115 КЗпП мають на увазі суму до виплати. Однак під час його виплати потрібно сплатити ПДФО, ЄСВ і військовий збір. Тому потрібно ретельно прописати в колдоговорі, як саме визначати розмір і механізм розрахунку суми зарплати за першу половину місяця (авансу).
Визначаючи механізм розрахунку суми авансу в колдоговорі (іншому документі роботодавця), слід дотримуватися таких правил:
- законодавство встановлює мінімальний розмір авансу, але його можна визначити й у більшому розмірі;
- при обчисленні мінімальної суми авансу не враховують премії, доплати, надбавки, компенсаційні та заохочувальні виплати;
- якщо працівникам установлені постійні надбавки та доплати, то розмір авансу можна встановити у відсотках до посадового окладу (тарифної ставки) з урахуванням таких постійних надбавок та доплат;
- для працівників із відрядною оплатою праці Мінпраці радить проводити обчислення виходячи з відрядної розцінки та виробітку (на підставі) виконання відрядного наряду протягом першої половини місяця (див.лист від 22.11.2010 р. № 964/13/84-10).
Варіанти визначення розміру авансу
Якщо проаналізувати практику, що склалася, у колдоговорі (іншому локальному документі підприємства) можна зустріти такі варіанти розрахунку суми авансу:
Варіант 1. Розмір авансу обчислюють розрахунково залежно від посадового окладу (тарифної ставки) і кількості відпрацьованих робочих днів протягом першої половини місяця (з округленням у більший бік до 10 чи 100 грн).
При цьому утримання із зарплати (ПДФО та військовий збір) сплачуються загальними сумами, які обчислюють, застосовуючи підвищуючий коефіцієнт. Як визначити суми ПФДО, військового збору та ЄСВ, які належить перерахувати під час виплати авансу, ми розповідали в матеріалі «Виплата авансу та зарплати: бухоблік й оподаткування» газети № 34/2016.
Приклад 1
Посадовий оклад працівника встановлено в розмірі 8000 грн. Згідно з умовами колдоговору, суму авансу для виплати розраховують залежно від фактично відпрацьованого часу (з округленням до 10 грн). Із 1 по 5 серпня 2016 року працівник перебував у відпустці, тож за першу половину серпня ним відпрацьовано 6 р.дн.
Розмір авансу в серпні 2016 року становитиме: (8000,00 грн : 22 р.дн.) х 6 р.дн. = 2181,82 грн, з округленням у більший бік — 2190 грн, що відповідає вимогам ст. 115 КЗпП.
Зважаючи на те що це мінімальна сума авансу для виплати, то слід урахувати, що під час виплати потрібно утримати ПДФО (18%) і військовий збір (1,5%), а також нарахувати ЄСВ у розмірі 22%.
Тому спочатку необхідно визначити базу оподаткування з урахуванням підвищуючого коефіцієнта: 2190 грн х (100% : (100% – (18% + 1,5%)) = 2720,50 грн. А далі — розрахувати:
- суму ПДФО: 2720,50 грн х 18% = 489,69 грн;
- суму військового збору: 2720,50 грн х 1,5% = 40,81 грн;
- суму ЄСВ: 2720,50 грн х 22% = 598,51 грн.
Зауважимо: ми показали, як визначити суми податків і ЄСВ під час виплати авансу для одного працівника, але часто такі розрахунки здійснюють виходячи із загальної суми авансу, належної до виплати всім працівникам.
Варіант 2. Розмір авансу обчислюють розрахунково залежно від посадового окладу з урахуванням постійних надбавок (доплат) і кількості відпрацьованих робочих днів (з округленням у більший бік до 10 чи 100 грн).
Приклад 2
Посадовий оклад працівника встановлено в розмірі 7000 грн. Згідно з умовами колдоговору, суму авансу для виплати розраховують залежно від посадового окладу (з урахуванням надбавки за вислугу років) фактично відпрацьованого часу (з округленням до 100 грн). Працівнику встановлено надбавку за вислугу років у розмірі 30% посадового окладу. За першу половину серпня він відпрацював 4 р.дн, а з 1 по 9 серпня 2016 року він хворів.
Розмір авансу в серпні 2016 року: [(7000,00 грн + (7000,00 грн х 30%)) : 22 р.дн.] х 4 р.дн. = 1654,55 грн, з округленням — 1700 грн. Суми ПДФО, ЄСВ і військового збору, які належить сплатити під час виплати авансу, визначаємо так само, як і в прикладі 1.
Варіант 3. Розмір авансу визначають у відсотках до посадового окладу (без урахування фактично відпрацьованого часу), а утримання із зарплати сплачуються загальною сумою, яку обчислюють із застосуванням коефіцієнта.
Приклад 3
Посадовий оклад працівника встановлено в розмірі 6500 грн. Згідно з колдоговором, розмір виплати авансу становить 60% посадового окладу (з округленням до 10 грн). У першій половині серпня 2016 року працівник відпрацював 11 р.дн. із 22-х.
Розмір авансу в серпні 2016 року становитиме:
6500 грн х 60% = 3900 грн.
У такому випадку сума авансу навіть більша за мінімальний розмір авансу, установлений ч. 3 ст. 115 КЗпП, який у цій ситуації становить:
6500 грн : 22 р.дн. х 11 р.дн. = 3250 грн.
Суми ПДФО, ЄСВ і військового збору, які належить сплатити під час виплати авансу, визначаємо так само, як і в прикладі 1.
Зауважимо: цей варіант на практиці використовується доволі часто. Але як розуміємо, він не передбачає прив’язки до відпрацьованого робочого часу, хоча й розмір виплати авансу навіть більший, ніж того вимагає ст. 115 КЗпП. Однак якщо працівник відпрацював не всі робочі дні в першій половині місяця (через хворобу чи відпустку), то за ним може лишитися борг на кінець місяця.
Варіант 4. Розмір авансу визначають у відсотках до посадового окладу з урахуванням постійних надбавок і доплат.
У цьому випадку, якщо розмір постійних виплат (доплат, надбавок) — не менш ніж 20% посадового окладу, то розмір виплати авансу можна визначити, приміром, 55–60%, а виплачувати суму авансу після відрахування сум ПДФО й військового збору.
Приклад 4
Посадовий оклад працівника встановлено в розмірі 6000 грн. Згідно з колдоговором, розмір виплати авансу становить 55% посадового окладу з урахуванням надбавки за інтенсивність (з округленням до 10 грн). Працівнику встановлено надбавку за інтенсивність у розмірі 20% посадового окладу, у першій половині серпня він відпрацював 11 р.дн. із 22-х.
Розмір авансу в серпні 2016 року становитиме:
((6000 грн + (6000 грн х 20%)) х 55% = 3960,00 грн.
Так, під час виплати авансу потрібно перерахувати: ПДФО — у сумі 712,80 грн (3960 грн х 18%), військовий збір ― 59,40 грн (3960 грн х 1,5%), ЄСВ ― 871,20 грн (3960 грн х 22%). Тоді до виплати належить сума авансу: 3960,00 грн – 712,80 грн – 59,40 грн =3187,80 грн. А мінімальний розмір авансу в такому випадку за вимогами ч. 3 ст. 115 КЗпП становить:
6000 грн : 22 р.дн. х 11 р.дн. = 3000 грн.
Отже, у цьому випадку, якщо в колдоговорі передбачити, що виплачується сума авансу після проведення утримань, вимоги ст. 115 КЗпП щодо розміру авансу будуть дотримані.
Підстави для розрахунку суми авансу
Мінімальний розмір авансу залежить від посадового окладу (тарифної ставки) і фактично відпрацьованого часу. Тому цілком логічно, що бухгалтеру потрібна інформація про відпрацьований працівниками час, аби розрахувати суму авансу для прикладів, наведених уваріантах 1 і 2.
На практиці для розрахунку суми авансу відповідальні за ведення Табеля обліку використання робочого часу (типова форма № П-5) працівники подають його в бухгалтерію за першу половину місяця. Але нерідко постає запитання: яким нормативним документом передбачено надання табеля та в які строки його потрібно подавати до бухгалтерії?
Нагадаємо: керівник підприємства має створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку та забезпечення правомірних вимог бухгалтера стосовно дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів (ч. 6 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV). Для цього керівник підприємства має затвердити правила та графік документообігу, у якому визначити й обов’язковість і строки надання в бухгалтерію табеля обліку робочого часу за першу половину місяця та за повний місяць.
Світлана ЛІСТРОВА,
бухгалтер-експерт
Джерело: Інтерактивна бухгалтерія
