Використання реєстраторів розрахункових операцій (РРО), книжок обліку розрахункових операцій (КОРО) та розрахункових книжок (РК) є однією з найзаплутаніших та штрафонебезпечних ділянок бухгалтерського обліку. У даній сфері постійно відбуваються зміни, що тільки додають  плутанини. Сьогодні розплутаємо клубок питань пов’язаних зі звітуванням щодо використання КОРО та РК.

Кому і як звітувати щодо КОРО та РК?

Спочатку розглянемо хто взагалі звітує про розрахункові операції, використання РРО, КОРО та РК та існуючі форми такої звітності. Закон України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” (далі – Закон про РРО) у статті 3 містить зобов’язання щодо розрахункових операцій для суб’єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу. Звітування щодо РРО та РК, які використовуються суб’єктами господарювання прописане пунктом 7 статі 3 даного закону.  Від одних суб’єктів вимагається звітувати в електронній формі, для інших – у паперовій (див. таблицю нижче).

Саме навколо цих двох форм звітування – дротовими/бездротовими каналами зв’язку та паперової – і відбувалися зміни в регулюванні розрахункових операцій з поступовим розширенням кола суб’єктів господарювання, які звітують в електронній формі та звуженням кола тих, які подають звіт у паперовій формі. Раніше паперові копії чеків передавалися в податкову та зберігалися 3 роки. Електронне звітування суб’єктів господарювання регулює Порядок передачі електронних копій розрахункових документів і фіскальних звітних чеків реєстраторів розрахункових операцій  дротовими або бездротовими каналами зв’язку до органів державної податкової служби, затверджений наказом МФУ від 08.10.2012 р. № 1057.

 Електронна форма звітування відбувається шляхом використання спеціального програмного забезпечення для РРО та серверу Головного процесингового центру Національної системи масових електронних платежів (НСМЕП), що обслуговується НБУ та передає інформацію органам ДФС. Програмне забезпечення РРО працює в автоматичному режимі, надсилаючи всю необхідну інформацію через мережу Internet. У зв’язку з впровадженням даної системи в Україні відбулося поступове виведення з експлуатації РРО, які не підтримують такий спосіб роботи. У 2016 р. РРО без почекової передачі інформації заборонені та були виключені з реєстру. Останній державний реєстр РРО затверджений наказом ДФС України від 20.04.2017 р. № 275. У ньому ви можете знайти зареєстровані діючі  та заборонені моделі РРО.

Суб’єкти господарювання, які використовують РРО та звітують в електронній формі через дротові/бездротові канали зв’язку паперову звітність щодо відзвітованих операцій не подають, крім особливих випадків про які мова йде далі.

Звітування у паперовій формі врегульовує Порядок подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), затверджений наказом МФУ від 21.01.2016 р. № 13 (далі – Порядок № 13). За ним складаються:

Дана звітність пов’язана з використанням розрахункових квитанцій і складається щодо всіх КОРО, які ведуться суб’єктом господарювання та зареєстровані як на господарську одиницю, так і на РРО. Це випливає з пункту 3 Порядку № 13 та пункту 1 Інструкції щодо заповнення  Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) за формою № ЗВР-1, затвердженої Наказом МФУ від 21.01.2016 р. № 13 (далі – Інструкція про звіт).

Хто ж конкретно повинен звітувати через паперову форму? Нормативні документ чіткої та  прямої відповіді не дають, але можна дійти висновку, що це:

Щодо останніх, то про необхідність подання Звіту за формою ЗВР-1 свідчать:

В усіх випадках звіт за формою ЗВР-1 повинен подаватися разом з Довідкою про використані РК (у разі наявності використаних РК), так як мало місце використання розрахункових квитанцій.

Слід застерегти, що відключення електроенергії мають бути підтверджені довідкою чи повідомленням  від постачальника електроенергії, якщо це відбувалося через планові чи аварійні роботи на мережі. Якщо дане відключення було внаслідок ремонтних робіт на самому суб’єктів господарювання, то повинні бути відповідні акти виконаних робіт. Дані документи повинні підтверджувати час відсутності електроенергії, так як це дає право на використання РК суб’єктам господарювання, які зобов’язані використовувати РРО. Також відповідно до статті 5 Закону про РРО проводити розрахунки  таким суб’єктам з використанням РК можна не більше 7 днів (інакше – треба застосовувати резервний РРО).

Перелік суб’єктів, які не зобов’язані використовувати  РРО, але застосовують КОРО та РК та їх групування (з граничним річним обсягом – 200 тис. грн на суб’єкта, 75 тис. грн на відокремлений підрозділ або невстановленим граничним обсягом) визначається статтею 10 Закону про РРО та створеними під неї документами:

Коли подавати звітність щодо використання КОРО та РК?

Звітність щодо використання КОРО та РК подається до органу ДФС за місцем реєстрації РК не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця (див. пункт 7 статті 3 Закону про РРО). Звітність подається у складі форми ЗВР-1 та Довідки про використані РК. При цьому надавати КОРО та РК не потрібно.

У разі, якщо період використання РК не закінчився у звітному місяці, то подавати Довідку не треба (наприклад, якщо РК розпочата, але квитанції з неї ще використані не повністю). Це випливає з самої форми та назви звіту. Якщо використаних РК немає, то  й нема, чого зазначати у Довідці. Про це  також зазначено у самій формі примітці до Довідки: довідка повинна містити інформацію про розрахункові книжки, за якими дата кінця використання припадає на звітний місяць.

Як заповнити звіт за формою ЗВР-1?

Розглянемо тепер як же заповнити Звіт про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) (ф. № ЗВР-1). Загальні рекомендації дає уже згадана Інструкція про звіт. Звіт заповнюється у гривня з копійками. Узагальнення даної Інструкції з нашими рекомендаціями представлено в таблиці нижче.

Якщо протягом звітного місяця через розрахункову книжку були зареєстровані помилково введені суми, то ці суми не включаються до граф 3-8. За бажанням суб’єкта господарювання до Звіту можна додати пояснювальну записку щодо помилково введених сум.

Після заповнення Звіт за формою ЗВР-1 підписують директор (керівник) та головний бухгалтер, якщо говорити про юридичних осіб. Особа-підприємець підписує звіт самостійно. Факт прийняття звіту органами ДФС засвідчується підписом уповноваженої посадової особи цього органу із зазначенням дати його подання.

Також слід звернути увагу, що відповідно до пункту 1 згаданої Інструкції, звіт складається в розрізі всіх зареєстрованих книг обліку розрахункових операцій, які використовувалися протягом звітного місяця. Отже, у разі подання даного звіту необхідно вказати номери навіть тих КОРО на РРО, які продовжували працювати в штатному режимі (проставивши відповідні цифри з КОРО) або по яким взагалі не здійснювалися операції (проставити прочерки в колонках з сумами).

Приклад заповнення табличної частини Звіту за формою ЗВР-1 наведено нижче (для неплатника акцизного збору, але платника ПДВ за ставкою 20%).

У разі допущення помилок при складанні звіту ДФС роз’яснила, що уточнюючого звіту чинними законодавством не передбачено (підкатегорія 109.12 ЗІР).

Як заповнити  Довідку про використані розрахункові книжки?

Довідка не має інструкції щодо заповнення, але враховуючи інші затверджені документи (Інструкція про звіт, Порядок ведення РК та КОРО) можна зрозуміти, як її заповнювати.  На початку Довідка, так само як і звіт, містить реквізити платника податку, де слід повторити зазначені у Звіті за формою ЗВР-1 реквізити та код ЄДРПОУ чи реєстраційний номер платника податку. Порядок заповнення граф Довідки наведено в таблиці нижче.

Приклад заповнення  табличної частини Довідки наведено нижче.

Відповідальність за неподання звіту за формою ЗВР-1

Звіт про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) не підпадає від визначення податкової декларації чи звіту в розумінні статті 46 ПК. Дана стаття визначає, що податкова декларація, розрахунок, звіт є документом на підставі якого здійснюється нарахування та/або сплата податкового зобов’язання або відображаються обсяги операції (операцій), доходів (прибутків), щодо яких податковим та митним законодавством передбачено звільнення платника податку від обов’язку нарахування і сплати податку і збору, чи документ, що свідчить про суми доходу, нарахованого (виплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, суми утриманого та/або сплаченого податку. Нічого такого на основі Звіту за формою ЗВР-1 не здійснюється.

Однак, все це не означає відсутності відповідальності за неподання. Відповідно до пункту 9 статті 17 Закону про РРО неподання до фіскальної служби звітності, пов’язаної із застосуванням РРО, РК та копій розрахункових документів і фіскальних звітних чеків з РРО по дротових або бездротових каналах зв’язку, у разі обов’язковості її подання несе за собою штраф у розмірі 10 неоподатковуваних мінімумів, тобто 170 грн.

Крім того, таке неподання звіту можна розглядати згідно статті 155¹ КпАП як порушення порядку проведення розрахунків у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, що може викликати накладення адміністративних штрафів на посадових осіб – від 85 до 170 грн. Якщо ж таке стягнення протягом року уже накладалося, то накладається штраф на уже більший – від 170 до 340 грн.

Згідно статті 25 Закону про РРО накладений штраф необхідно перерахувати до бюджету у 10-денний термін із дня прийняття фіскальною службою рішення про їх застосування.

Також відповідно до пункту 80.2.4 та пункту 80.2  статті 80 ПК неподання суб’єктом господарювання в установлений законом строк обов’язкової звітності про використання РРО, РК та КОРО, подання їх із нульовими показниками є однією з обставин для проведення фактичної перевірки платника. Фактична перевірка здійснюється без попередження платника податків (особи).

Джерело: Головбух