У якій формі підприємство має складати кадрові документи — у паперовій чи електронній? Чи може працівник замість заяви подавати форму у спеціалізованому програмному забезпеченні? Чи це вплине на перевірки Держпраці після війни?
Нагадаємо, що до листопада 2022 року для тих електронних документів у кадровому діловодстві, які підлягають постійному і тривалому (понад 10 років) зберіганню, вимагалося одразу після завершення їх виконання створювати паперові примірники (п. 1 глави 6 розд. IV Порядку №1886/5).
Переліки документів постійного і тривалого (понад 10 років зберігання), а також уповноважених засвідчувачів служби діловодства та структурних підрозділів, які засвідчують копії документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, що створюються в електронній формі, затверджуються розпорядчим документом установи.
Тобто, по суті, самостійного ведення кадрової документації лише в електронній формі не було, і в певних випадках обов’язково відбувалося дублювання цих документів на папері.
Одразу після завершення виконання/проведення експертизи цінності електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання створюють їхні засвідчені паперові копії. Це потрібно для формування їх у справи у паперовій формі та передавання на архівне зберігання.
На сьогодні підприємства фактично отримали можливість створювати різні види кадрових документів (незалежно від строку їх зберігання — до 10 років чи більше) лише в електронній формі без додаткового паперового примірника. І дублювати кадрові документи, створені в електронній формі, ще й у паперовій формі одразу після їх складення та підписання/ознайомлення/візування (залежно від документа) щоразу для кожного окремого документа не потрібно.
Проте установи на сьогодні однаково зобов’язані створювати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій та електронній (розділ І Порядку №1886/5). Створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не є обов’язковим.
<…>
Джерело: Дебет-Кредит – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!
Щоб БЕЗКОШТОВНО отримати доступ до повного текста статті заповніть, будь ласка, заявку:
