(коментар до листа ДКСУ від 27.08.2025 № 12-12-12/18764)

Скажемо відразу: працівник не повинен щось придбавати (сплачувати) власними коштами в інтересах установи. Але трапляється, що обставини змушують це зробити, наприклад треба в короткі терміни сплатити адміністративний збір за державну реєстрацію зміни відомостей про юридичну особу. І директор вирішує здійснити такі витрати своїм коштом.

Відповідно, він має право на відшкодування всіх фактично понесених витрат. Так, свого часу НБУ в листі від 14.09.2016 № 18-0005/76945 зазначав, що коли фізособа здійснює придбання товарів (робіт, послуг) на користь підприємства за власні готівкові кошти, то таке підприємство має керуватись, зокрема, вимогами ст. 1159 та 1160 ЦКУ¹, які передбачають відшкодування витрат підприємством, у разі якщо придбані товари (роботи, послуги) своєчасно та в повному обсязі оприбутковані й відображені в бухобліку підприємства.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Придбання працівником якихось товарів (оплата послуг) власним коштом має бути не усталеною практикою, а винятковим заходом. Нагадаємо також, що в період воєнного стану органи Казначейства здійснюють платежі в черговості, визначеній п. 19 Порядку № 590². І наша ситуація — не виняток.

Згідно зі ст. 1159 ЦКУ особа, яка вчинила дії в інтересах іншої особи без її доручення, зобов’язана негайно після закінчення цих дій надати особі, у майнових інтересах якої були вчинені дії, звіт про ці дії та передати їй усе, що при цьому було одержано. Що це за звіт, ЦКУ не уточнює, але традиційно для цих цілей використовується Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт)³. Це підкреслює і ДКСУ в коментованому листі.

<…>

Джерело: Бухгалтерія: БЮДЖЕТ – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!