Компенсація комунальних платежів пов’язана орендою приміщень і зазвичай орендарі приміщень компенсують орендодавцю вартість комунальних послуг (електроенергії, водовідведення, опалювання та ін.), за які орендодавець сплачує постачальникам таких послуг.
Саме таку ситуацію ми розглянемо і дамо відповіді на питання:
- як документально оформити компенсацію комунальних послуг та які варіанти такої компенсації можуть бути?
- коли включати у витрати, якщо компенсація за попередній місяць надходить з актом оренди за наступний?
- як оформити податкову накладну (далі – ПН) на компенсацію?
- як відображається компенсація комунальних послуг у податковому обліку ФОП – платника єдиного податку (далі – ЄП) – орендодавця?
А також наведемо зразки акта та ПН.
Документальне оформлення
Розглянемо, як передбачати умови компенсації комунальних послуг у договорі (які варіанти можуть бути), чи потрібно орендодавцю надавати орендарю розрахунок відшкодування, та як оформити акт про компенсацію витрат.
Умова про компенсацію в договорі
Як правило, сторони договору оренди домовляються, що орендар компенсує витрати орендодавця на оплату комунальних послуг. Існує кілька варіантів оформлення такої домовленості.
Варіант 1. Компенсація сплачується окремо і сторони включають умову про компенсацію вартості комунальних послуг орендарем безпосередньо у договір оренди (це може бути окремий пункт чи розділ).
У цьому випадку у договорі оренди слід зафіксувати, зокрема:
- перелік комунальних платежів, що підлягають компенсації;
- порядок розрахунку суми компенсації та документального оформлення такого розрахунку (треба прямо вказати, які саме первинні документи слід оформити, наприклад, це може бути акт, який сторони підписують як погодження суми компенсації, або інший документ, що оформляється орендодавцем на підставі своїх рахунків, виставлених постачальниками комунальних послуг);
- строк надання розрахунку суми компенсації орендарю;
- строк сплати компенсації орендарем;
- відповідальність орендаря за несвоєчасну сплату компенсації (штраф чи пеня).
Варіант 2. Вартість комунальних послуг включено до суми орендної плати.
У цьому випадку розмір орендної плати включає до себе всі витрати орендодавця, в тому числі і на оплату комунальних послуг. Тоді суми витрат окремо не розраховуються та не виділяються у складі періодичних орендних платежів.
В договорі оренди можна передбачити, що орендна плата включає забезпечення об`єкта оренди електропостачанням, водопостачанням, теплопостачанням тощо.
Також сторони договору можуть узгодити такі правила визначення суми орендної плати, як її постійна частина (безпосередньо орендна плата) та змінна частина (комунальні послуги).
Але в цій ситуації, вважаємо, варто оформлювати щомісячні додаткові угоди до договору оренди та узгоджувати загальну суму оренди за кожний місяць окремо, оскільки змінна частина орендної плати буде кожен місяць різною.
В договорі можна прописати, наприклад, так: вартість оренди складається з постійної частини 10000 грн в місяць та змінної частини, яка залежіть від інтенсивності використання приміщення, характеру використання приміщення, сезонності тощо та узгоджується щомісяця.
Умови розрахунку відшкодування
Обов’язок орендодавця надавати орендарю розрахунок суми компенсації залежатиме від умов договору.
Так, якщо сторони домовилися, що орендодавець щомісяця робить такі розрахунки та пред’являє їх орендарю, то орендодавцю доведеться виконувати цю умову. Якщо сторони фіксують розмір компенсації у додатковій угоді до договору (наприклад, коли компенсація включається до орендної плати), то таким чином, вони узгоджують розмір щомісячної компенсації і тому необхідність передавати орендарю щомісячні розрахунки відпадає.
Як розраховується сума відшкодування комунальних послуг?
Якщо в орендованому приміщенні не встановлені прилади обліку, то, зазвичай, вартість комунальних послуг, спожитих орендарем, відшкодовується на підставі відповідних, економічно обґрунтованих розрахунків, наприклад, може визначатися щодо:
- послуг теплопостачання розрахунок здійснюється пропорційно займаній орендарем площі приміщення в загальній площі всього приміщення;
- послуг водопостачання, водовідведення – пропорційно чисельності працівників орендаря в загальній чисельності працівників, які працюють у будівлі;
- електроенергії – виходячи з потужності електроприладів, що знаходяться в приміщенні, яка визначається на підставі фактичних даних про час роботи таких приладів за місяць.
Ця стаття є частиною тематичного спецвипуску № 1 “Операційна оренда” (дата публікації – 03.06.2026)
Вартість статті* – 300 грн
Отримати рахунок Оплатити карткою
* Стаття надається в електронному форматі PDF, який зручно переглядати з комп’ютера, ноутбука, планшета чи смартфона. Після оплати ви отримаєте готовий файл, який можна зберегти на своєму пристрої та використовувати в роботі у будь-який зручний час.
Для отримання доступу до статті, заповніть форму:
Ознайомитися зі змістом усього спецвипуску
Анастасія ІЛЬЇНА,
експерт з бухгалтерського обліку та оподаткування
